Denník – Spracovanie záznamov
Slúži na každodenné spracovanie záznamov. Je určený pre každého pracovníka, ktorý je spracovateľom ľubovoľnej agendy. Zabezpečuje evidenciu a spracovanie záznamov a súvisiacich informácií.
Modul Denník je určený pre každodenné spracovanie záznamov.Ideálnym stavom je, pokiaľ s modulom Denník pracuje každý pracovník, ktorý je spracovateľom určitej agendy a je teda potrebné zabezpečiť evidenciu takýchto záznamov a súvisiacich informácií.
Z hľadiska firemných procesov je podstatná
- Podpora systematizácie vlastných pracovných postupov
- Podpora unifikácie business procesov
- Podpora tímovej spolupráce a interakcie pracovníkov
- Možnosť integrácie s ďalšími firemnými systémami (ERP, CRM atď.)
- Podpora dodržiavania presne zadefinovaných postupov a procesov (workflow)
Užitočné informácie
Denník záznamov formou dokument manažéra komunikuje na natívnej úrovni s databázovým serverom i úložiskom dokumentov. Poskytuje úplný rozsah funkcií pre správu metadát ako aj samotných dokumentov rôznych typov. Jeho rozhranie je optimalizované na správu veľkého množstva dokumentov. Umožňuje veľmi rýchle spracovanie aj najzložitejších dotazov, okamžité zoraďovanie aj veľkého množstva údajov o dokumentoch.
Dôležitá je ergonómia celého riešenia, ktorá je prispôsobovaná potrebe vykonávať čo najmenej nevyhnutných úkonov pre spracovanie aj veľmi veľkého množstva záznamov (drag and drop evidovanie súborov, využívanie pomocných textov, klávesové skratky, kontextové menu, atď.)
Denník poskytuje tri rôzne pohľady na spravované dokumenty:
poskytuje prehľad o dokumentoch zaradených v systémových zložkách a vlastných dokumentových zložkách vytvorených samotným užívateľom vo vlastnom užívateľskom rozhraní (súkromné, verejné a projektové zložky s možnosťou vytvárania dynamických zložiek)
aplikácia zobrazuje stromovú štruktúru určenú pre členenie dokumentov podľa vecnej príslušnosti na základe registratúrneho plánu spoločnosti. Výberom položky v stromovej štruktúre registratúrneho plánu sa užívateľovi zobrazí zoznam všetkých spisov uložených v danej zložke. Kliknutím na príslušný spis sa zobrazí zoznam všetkých dokumentov, ktoré spis obsahuje – teda pokiaľ je spisom napríklad zákazka, bude obsahovať podklady, napr. zmluvy, korešpondenciu, e-maily, účtovné záznamy, ak tam budú uložené faktúry, dodacie listy… ale aj podklady pre vypracovanie dodatkov k zmluve, vrátane samotných dodatkov a iných dokumentov. Kliknutím na záznam sa zobrazia elektronické dokumenty pripojené k záznamu. Aplikácia naviac umožňuje aj správu dokumentov, ktoré sa komunikujú formou internej pošty ako oficiálna vnútrofiremná komunikácia medzi jednotlivými pracoviskami, úsekmi alebo pobočkami spoločnosti.
pri výbere náhľadu na zoznam klientov sa po kliknutí na daného klienta okamžite zobrazia všetky dokumenty, ktoré boli z jeho strany doručené, ako aj dokumenty, ktoré mu boli odoslané, alebo iným spôsobom s daným zákazníkom komunikované. Funkčnosť je možné rozširovať na základe konkrétnych podmienok. Takto môžeme vytvoriť napr. elektronický menný register klientov.
- Vyhotovovanie nových dokumentov sa vykonáva prostredníctvom šablón dokumentov a to tak, že aj napríklad skenovanie nového dokumentu na pracovisku sa vykonáva pomocou výberu príslušnej šablóny. Tým sa úplne zjednocujú úkony pre vyhotovenie nového dokumentu.
- Workflow je možné zabezpečiť vstavanou funkčnosťou, prípadne naviazať na externý WF systém, alebo MS Outlook a MS Exchange.
- Pre prístup do systému sa môžu využívať doménové nastavenia. Systém zaznamenáva aktivity užívateľov smerom k metaúdajom i k samotným dokumentom. Práva, ktoré systém štandardne obsahuje, je možné doplniť na základe požiadaviek klienta aj o ďalšie doposiaľ nedefinované kombinácie práv.
- Toto rozhranie je vhodné najmä pre užívateľov, ktorí spravujú veľké množstvá dokumentov, potrebujú mať väčší prehľad a pre vytváranie dokumentov a komunikáciu s okolím chcú využívať všetky dostupné služby.
- Rozhranie je na úrovni tried .NET prepojené s aplikáciami MS Office, najmä MS Outlook.
