ADMIS® DMS – Riadenie dokumentov
Koľko času potrebujete na to, aby ste našli všetky súvisiace dokumenty a informácie, ktoré sa týkajú konkrétneho obchodného prípadu?
Správa externých a interných informácií a ich opätovné použitie je jedným z kľúčových procesov v každej firme a organizácii. DMS systém ADMIS® predstavuje riešenie, ktoré poskytuje možnosti správy a riadenia dokumentov rôznych foriem a typu v jednom prostredí.
Pohľad manažéra
Koľko času potrebujete na to, aby ste našli všetky súvisiace dokumenty a informácie, ktoré sa týkajú konkrétneho obchodného prípadu?
- Viete, kto si požičal aké dokumenty a kedy, kam a komu ich má vrátiť ?
- Stratia sa Vám dokumenty s dôležitými informáciami v najmenej vhodnej chvíli?
- Koľko kolegov musíte kontaktovať, aby ste získali všetky informácie a koľko času pri tom zbytočne stratíte ?
„Technológia je jednoducho nástroj na vykonávanie procesov. Sila Vašej spoločnosti je obsiahnutá v procesoch ako takých. Najväčšia príležitosť pre vytvorenie konkurenčnej výhody je v tom, ako produkt alebo službu vytvoríme, predávame, dodávame a podporujeme.“
Jack Welche, bývalý CEO General Electric
Užitočné informácie
Značnú časť pracovného času premrhajú zamestnanci úkonmi, ktoré súvisia s vyhľadávaním a znovu založením papierových dokumentov, cestami k tlačiarni alebo ku kopírke.
Vedenie bežných kartotékových systémov a kopírovanie dokumentov predstavuje zbytočné náklady. Straty papierových dokumentov vyvolávajú zbytočné plytvanie prostriedkami a môžu byť dôvodom vzniku vážnych problémov.
Slúži na dosiahnutie a udržanie zisku teraz a v budúcnosti.
Scany dokumentov nepatria do ERP
- Zbytočne zaťažujú ERP – scan sa použije len raz (napr. na odsúhlasenie faktúry), ale v systéme zostane naďalej
- Keď ho budete potrebovať o rok je neefektívne ho hľadať cez ERP
Je minulosť, súčasnosť i budúcnosť firmy.
Je to „dlhodobá pamäť“ spoločnosti. Čím viac do nej ukladáme teraz, tým viac užitočných informácií budeme vedieť v budúcnosti čerpať.
Zdroje informácií v podnikoch
Rozloženie času zamestnanca pri práci
Dajte znalosti do nášho DMS systému a obmedzíte stratu dôležitých informácií z firmy v dôsledku fluktuácie zamestnancov.
Spolu 81% všetkých aktivít zamestnancov tvorí práca s dokumentmi a iba 19% vlastná práca (výkon)
Bežné problémy pri klasickom spracovaní dokumentov a informácií:
- nízka zastupiteľnosť
- nedostatočný prehľad o jednotlivých fázach procesu
- strata času pri vyhľadávaní nesprávne založených zložiek (spisov)
- slabá spolupráca s ďalšími členmi tímu
- obmedzená možnosť využitia ostatných informačných zdrojov
Dáta vo firmách
Iba 3% implementovaných IT systémov dokáže pracovať s neštruktúrovanými dátami
Riešenia
Správa externých a interných informácií a ich opätovné použitie je jedným z kľúčových procesov v každej firme a organizácii. Väčšina informácií vo firmách sa nachádza v neštrukturalizovanej podobe, pričom sa môžu nachádzať na rôznych miestach (kanceláriách, pobočkách) a v rôznych formátoch (papierový dokument, elektronický dokument, obrazový formát, video, zvuk…).
Vhodne štruktúrované informácie sú základom efektívnej práce každej firmy a schopnosť využiť všetky dostupné informácie čo najrýchlejšie môže predstavovať konkurenčnú výhodu v porovnaní so spoločnosťami pôsobiacimi v rovnakej oblasti.
DMS systém ADMIS® predstavuje riešenie, ktoré poskytuje možnosti správy a riadenia dokumentov rôznych foriem a typu v jednom prostredí.
Prínosy
Spoznajte naše produkty a služby pre vás, ktoré pomôžu a zefektívnia vedenie elektronickej registratúry.
Zvýšenie rýchlosti a efektivity pri vyhľadávaní relevantných informácií šetrí náklady
Obmedzí možnosť straty a poškodenia dokumentu pri fyzickom obehu
Podpora tímovej spolupráce nad dokumentmi napr. pri projektoch
Vzdialený prístup k informáciám prostredníctvom tenkého klienta (cez Internet)
Možnosť priradenia termínov a zákonných lehôt spracovania k jednotlivým záznamom
Skrátenie času zadávania, spracovania a vyhľadania informácií
Odbúranie opakovania činností (vyhľadávanie, kopírovanie…)
Podpora centrálnej tvorby, organizácie a revízie šablón dokumentov v rámci celej organizačnej štruktúry
Obmedzenie úniku informácií zo spoločnosti (záznamy o tom kto a kedy k dokumentom pristupoval)
ADMIS® DMS zahŕňa
Integrácia
- jednoduchá integrácia so softvérmi tretích strán (napr. s ľubovoľným ERP, MIS, výrobným, či projekčným softvérom)
- možnosť synchronizácie (napr. rôznych číselníkov) medzi ERP a našim DMS systémom ADMIS®
- možnosť priameho zápisu z ERP do elektronického archívu (napr. elektronické faktúry, ponuky, objednávky atď.)
- možnosť pristupovania k uloženým elektronickým dokumentom napr. prostredníctvom odkazov z ERP (nemusia tak byť dlhodobo uložené v ERP a tak zrýchľujú jeho beh)
- zjednotenie informačných zdrojov do jedného „centra firemných informácií“ a ich sprístupnenie všetkým SW, ktoré z neho môžu čerpať informácie – takto sú informácie uložené len raz ( napr. leasingová zmluva o obstaraní motorového vozidla nie je raz uložená u účtovníčky, kvôli splátkovému kalendáru, raz u referenta dopravy, lebo za auto zodpovedá, raz u právnikov, lebo u nich sú evidované všetky zmluvy atď. – každý k tejto jednej a tej istej zmluve ale pristupuje napr. cez iné kľúčové slovo, má prístupnú inú časť atď.)
Úskalia
- ľudský faktor – nedostatočné pochopenie poslania a prínosu DMS systému zo strany užívateľov
- nedostatočná analýza procesov súvisiacich so spracovaním dokumentov a informácií v organizácii a následné neuspokojivé výsledky
- neprimerané dimenzovanie úložiska dát
- hrozí nesprávne nadefinovanie prístupových práv v dôsledku čoho by mohlo dôjsť k úniku informácií z „informačného mozgu firmy“
- rozdiel v chápaní procesov medzi manažérmi a výkonnými pracovníkmi
- nedodržiavanie vnútorných smerníc (vedomé alebo aj nevedomé)
- nesystematické a/alebo neúplné zadávanie informácií
- obava zamestnancov z väčšej a podrobnejšej kontrolovateľnosti ich výkonov zo strany nadriadeného
