O nás

Spoločnosť Dokumenta, a.s. sa už takmer 20 rokov zameriava na vývoj a implementáciu vlastných riešení zameraných na registratúru a dokument manažment – teda správu a riadenie dokumentov a poskytovanie celého okruhu riešení a služieb súvisiacich s touto oblasťou tak pre súkromnú sféru, ako aj rôzne inštitúcie.

DMS systém ADMIS^® je výsledkom dlhoročného vývoja, vďaka ktorému v sebe spája znalosť reálnych pracovných postupov v oblasti spracovania dokumentov, vysoké požiadavky na ergonómiu práce, ako aj legislatívne požiadavky aplikované na oblasť správy a riadenia dokumentov a registratúry.

Keďže práca s dokumentami – či už s papierovými, alebo elektronickými - je jedinou a hlavnou činnosťou našej spoločnosti, myslíme si, že vďaka mnohoročnej skúsenosti dokážeme poskytnúť lepšie služby a bohatšie know-how oproti firmám, kde je správa dokumentov len jednou z mnohých iných podnikateľských aktivít.

Našimi riešeniami poskytujeme služby stovkám klientov, kde im pomáhame v riešení ich papierového obehu dokumentov, alebo aj prechodu ich firmy či inštitúcie z „doby papierovej“ na tzv. bezpapierovú kanceláriu s množstvom benefitov – prinášame tak hlavne úsporu času a peňazí, sprehľadňujeme a zefektívňujeme procesy, optimalizujeme výkon každodenných činností.

V dnešnej dobe spoločnosti hľadajú také riešenia, kde sa veľký dôraz kladie na procesné riadenie. Hlavne v čase nedostatku kvalitnej pracovnej sily je viac ako dôležité mať presne nastavené riadenie udalostí v spoločnostiach tak, aby zvýšili rýchlosť, efektivitu, prehľadnosť a auditovateľnosť rôznych činností naprieč spoločnosťou. V tomto im vieme účinne pomôcť aj vďaka integrovaným schvaľovacím procesom WorkFlow s presnou špecifikáciou postupnosti krokov a nutných podmienok k dosiahnutiu cieľa procesu. Zároveň ale každodenný život spoločností prináša aj nutnosť riešenia takých procesov, kde sa nedajú dosť dobre dopredu presne určiť jednotlivé kroky, akými proces bude postupovať. Pre takéto prípady máme unikátny nástroj, kde pomocou tzv. akcií možno ľubovoľne definovať nasledujúce kroky procesu podľa aktuálnej situácie bez toho, aby bolo nutné prácne modifikovať existujúce procesy definované napr. zložitým vývojovým diagramom.

Vďaka užšej spolupráci s NASES, ktorý prevádzkuje portál slovensko.sk, dokážeme našim klientom ponúkať také funkčnosti ako napr. automatizované sťahovanie a evidenciu elektronických správ (vrátane všetkých súvisiacich technických správ – doručeniek, notifikačných doručeniek, informačných správ atď.), možnosť nastavovať spôsob potvrdzovania doručeniek (môžete nastavovať či, kedy a ako sa bude doručenka sťahovať, alebo počkáte 15 dní na márne uplynutie lehoty uloženia). Vyvinuli sme aj špeciálnu funkčnosť, ktorú ocenia hlavne tí, komu chodí denne veľa správ – hromadné automatizované zaspisovanie došlých správ do spisov, kam jednotlivé došlé správy patria. Pre našich klientov je k dispozícii aj unikátny integrovaný prehliadač správ z portálu slovensko.sk pre prácu v off-line móde s automatickou extrakciou príloh pre okamžité prehliadanie pre všetkých užívateľov bez nutnosti „rozklikávať“ strom správy pre otvorenie konkrétnej prílohy a mnoho ďalších „vychytávok“. Klientmi oceňovanou prednosťou je aj hromadné elektronické podpisovanie, ako aj zaručená konverzia, ktoré sú integrované priamo do nášho systému.

Digitálny archív

Každá spoločnosť dnes produkuje také množstvo elektronických informácií, že je takmer nemožné ich systematizovať, kategorizovať, vyhľadávať či vidieť v súvislostiach bez systému jednotnej elektronickej archivácie. Každá spoločnosť na svoj chod využíva viac softvérových riešení, z ktorých každé produkuje svoje dáta, informácie, či podklady pre rozhodovanie spoločnosti. Ak tieto spracovávame samostatne a nie prepojene v súvislostiach, strácame veľa drahocenného času a vytvárame zbytočné duplicity. Produkcia informácií zároveň nesie so sebou nie len potrebu elektronickej archivácie, ale aj zálohovania týchto štruktúrovaných aj neštruktúrovaných dát. A na to potrebujeme ďalší softvér, alebo platiť človeka, čo sa o to postará „analógovo“ – napr. nakopíruje dáta na nejaký externý disk. Ten sa však môže stratiť, poškodiť a spoločnosť v prípade havárie (napr. ransomware, vírus, hackerský útok, požiar..) môže prísť o všetky svoje dáta. Vtedy už je ale neskoro myslieť na dobrý digitálny archív. Predchádzajte takýmto situáciám a zabezpečte si svoj digitálny archív čo najskôr.

Náš DMS systém ADMIS^® však poskytuje omnoho viac praktických funkčností, ako sa dá na takomto priestore opísať, preto neváhajte a požiadajte o živú prezentáciu systému, kde vám predstavíme systém čo najviac šitý na mieru vašej spoločnosti už počas prezentácie. PowerPointové prezentácie sú síce pekné, ale živá ukážka priamo v systéme poskytne lepší obraz o komplexicite, ale zároveň logickej a prehľadnej štruktúre nášho riešenia a jeho intuitívnom ovládaní aj bez zdĺhavých školení. 

Sme držiteľmi najvyššieho stupňa certifikácie pre oblasť registratúry!

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky, sekcie Verejnej správy, odbor archívov a registratúr nášmu DMS systému ADMIS® verzia 4 eGov vydal CERTIFIKÁT O POSÚDENÍ ZHODY elektronického informačného systému na správu registratúry podľa § 24 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov pod číslom SVS-OAR1-2022/019793 s tým, že náš Informačný systém vykazuje zhodu s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/ 2011 Z. z. v znení opatrenia Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 203/2021 Z.Z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry s úrovňou hodnotenia „Vysoká úroveň“.

Vzhľadom na neustále rastúcu potrebu zrýchľovania a zefektívňovania procesov súvisiacich aj so spracovaním ekonomickej agendy, obzvlášť v oblasti zmlúv, objednávok, dodacích listov a faktúr, zamerala sa naša spoločnosť aj na vývoj riešení s vysokou pridanou hodnotou aj pre takéto špecializované agendy. Naše riešenia hromadného skenovania a OCR vyťažovania údajov pomocou technológie ABBYY s prepojením na agendové alebo ERP systémy poskytujeme viacerým významným spoločnostiam nielen na Slovensku, ale aj v zahraničí.

Ak ste dočítali až sem, veľmi si to vážime!

Veríme, že sme Vás zaujali a čoskoro Vás budeme môcť privítať medzi našimi ctenými klientmi.

Váš team Dokumenta, a.s.